Xuất nhập khẩu ủy thác là hình thức doanh nghiệp có hàng (bên ủy thác) ký hợp đồng giao cho một đơn vị chuyên nghiệp (bên nhận ủy thác) đứng ra thực hiện việc xuất khẩu hoặc nhập khẩu thay mình. Bên nhận ủy thác lo phần thủ tục, chứng từ, thông quan và vận chuyển, còn bên ủy thác giữ quyền quyết định về hàng hóa, giá cả và đối tác. Andwind nhận xuất nhập khẩu ủy thác cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh chưa có điều kiện tự làm thủ tục ngoại thương.
Khi nào nên chọn xuất nhập khẩu ủy thác?
Ủy thác là giải pháp hợp lý khi doanh nghiệp muốn giao thương quốc tế nhưng chưa sẵn sàng về nhân sự hoặc quy trình. Một số tình huống phổ biến:
- Doanh nghiệp mới thành lập, chưa có kinh nghiệm đàm phán điều khoản ngoại thương và làm chứng từ.
- Hộ kinh doanh, cơ sở sản xuất nhỏ muốn bán hàng ra nước ngoài theo đúng luồng chính ngạch.
- Lô hàng phát sinh không thường xuyên, không đáng để duy trì bộ phận xuất nhập khẩu riêng.
- Doanh nghiệp muốn thử nghiệm thị trường mới trước khi tự xây dựng hệ thống.
Lưu ý: bên ủy thác vẫn phải bảo đảm hàng hóa hợp pháp và đáp ứng điều kiện của nước nhập khẩu, chẳng hạn mã số đăng ký với Hải quan Trung Quốc thuộc về chính doanh nghiệp sản xuất, không thể dùng chung.
So sánh xuất nhập khẩu ủy thác và xuất nhập khẩu trực tiếp
| Tiêu chí | Xuất nhập khẩu ủy thác | Xuất nhập khẩu trực tiếp |
|---|---|---|
| Đơn vị đứng tên trên tờ khai | Bên nhận ủy thác | Chính doanh nghiệp có hàng |
| Nhân sự xuất nhập khẩu | Không cần đội ngũ riêng | Cần đội ngũ am hiểu nghiệp vụ |
| Quyền quyết định thương mại | Bên ủy thác giữ | Doanh nghiệp tự quyết |
| Hợp đồng cần có | Hợp đồng ủy thác và hợp đồng ngoại thương | Hợp đồng ngoại thương |
| Phù hợp | Lô hàng nhỏ, không đều, doanh nghiệp mới | Doanh nghiệp xuất nhập khẩu thường xuyên |
Quy trình xuất nhập khẩu ủy thác tại Andwind
- Trao đổi nhu cầu: làm rõ mặt hàng, mã HS dự kiến, thị trường, đối tác và điều kiện giao hàng.
- Kiểm tra chính sách mặt hàng: xác định hàng có thuộc diện kiểm dịch, kiểm tra chuyên ngành hay giấy phép không và yêu cầu của nước nhập khẩu.
- Ký hợp đồng ủy thác: thống nhất phạm vi công việc, trách nhiệm, phương thức thanh toán và phí dịch vụ.
- Ký hợp đồng ngoại thương: bên nhận ủy thác ký với đối tác nước ngoài theo nội dung bên ủy thác đã duyệt.
- Thực hiện thủ tục: chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan, làm kiểm dịch, xuất xứ, sắp xếp vận chuyển.
- Thanh toán và quyết toán: thu, chi tiền hàng với đối tác, bàn giao hàng hoặc tiền, xuất hóa đơn và đối chiếu chứng từ với bên ủy thác.
Hồ sơ cần chuẩn bị khi ủy thác
Bên ủy thác cung cấp
- Giấy đăng ký kinh doanh và thông tin pháp lý.
- Thông tin chi tiết hàng hóa: tên, quy cách, số lượng, chất lượng, xuất xứ.
- Chứng từ chứng minh nguồn gốc hàng, giấy phép hoặc chứng nhận chuyên ngành nếu có.
Bộ chứng từ phát sinh trong quá trình ủy thác
- Hợp đồng ủy thác và biên bản thanh lý.
- Hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói.
- Tờ khai hải quan, vận đơn, chứng nhận kiểm dịch và xuất xứ theo yêu cầu.
Lưu ý để ủy thác an toàn
- Ghi rõ trong hợp đồng ủy thác bên nào chịu trách nhiệm về chất lượng hàng, thuế và rủi ro vận chuyển.
- Thông tin trên hợp đồng ngoại thương, hóa đơn và tờ khai phải thống nhất để tránh bị điều chỉnh khi kiểm tra.
- Theo dõi dòng tiền thanh toán quốc tế qua bên nhận ủy thác và yêu cầu đối chiếu định kỳ.
- Lưu giữ đầy đủ chứng từ để phục vụ kê khai thuế và hoàn thuế nếu có.
Câu hỏi thường gặp
Ủy thác có khác dịch vụ khai thuê hải quan không?
Có. Khai thuê hải quan chỉ thay doanh nghiệp làm thủ tục, doanh nghiệp vẫn đứng tên trên tờ khai. Ủy thác thì bên nhận ủy thác đứng tên giao dịch và thực hiện cả phần hợp đồng, thanh toán quốc tế.
Hàng đi Trung Quốc có ủy thác được không?
Được, nhưng các yêu cầu bắt buộc như mã đăng ký doanh nghiệp sản xuất thực phẩm với GACC, mã vùng trồng, cơ sở đóng gói vẫn phải đúng của nhà sản xuất. Andwind hỗ trợ kiểm tra và hướng dẫn hồ sơ trước khi xuất.
Bên ủy thác có kiểm soát được giá bán không?
Có. Giá, điều khoản và đối tác do bên ủy thác quyết định và được ghi nhận trong hợp đồng ủy thác.
Kết luận
Xuất nhập khẩu ủy thác giúp doanh nghiệp tham gia thương mại quốc tế đúng quy định mà không cần đầu tư bộ máy riêng. Andwind đồng hành từ khâu kiểm tra chính sách, ký hợp đồng đến thông quan và quyết toán.
Cần tư vấn thủ tục, mã số hoặc vận chuyển? Liên hệ Andwind – Zalo 0967948685 · andwind.vn